Cómo Aprovechar las Aplicaciones Nativas de Apple

Cómo Aprovechar las Aplicaciones Nativas de Apple para Ser Más Productivo: Guía Completa de Notas, Recordatorios y Calendario

He probado un sinfín de aplicaciones para mejorar mi productividad. He explorado herramientas como Notion, Evernote, OneNote, To Do, Tick Tick, y muchas otras que seguramente podrías mencionar. Sin embargo, después de probarlas todas, me di cuenta de algo: volví a las aplicaciones nativas que vienen con el iPhone, el iPad y el Mac. Y hoy quiero contarte cómo utilizo estas aplicaciones—Calendario, Recordatorios y Notas de Apple—para gestionar mis tareas y mantener mi vida organizada. Mi objetivo es que tú también puedas gestionar todo lo que necesitas hacer, saber cuándo hacerlo y, además, tener acceso fácil a cualquier información que hayas guardado, logrando así una vida mucho más organizada y tranquila.

¡Vamos a ello! Hola a todos, soy Víctor Abarca y hago videos de tecnología para personas corrientes. En esta serie sobre productividad personal, te mostraré cómo sacarle el máximo provecho a tus dispositivos para que ellos te sirvan a ti, y no al revés. Estamos muy cerca de llegar al millón de suscriptores, y me haría muchísima ilusión que te suscribas y nos sigas acompañando en este camino. Durante mucho tiempo, sentí la necesidad de encontrar la aplicación perfecta que me hiciera más productivo. Buscaba una app que me ayudara a organizar mis notas, recordar todas mis tareas y planificar mi tiempo de manera eficiente. Al final, la respuesta fue más simple de lo que imaginaba: las aplicaciones que ya vienen en nuestros dispositivos.

Utilizando el iPhone, iPad y Mac de manera integrada

Te cuento cómo utilizo estas tres herramientas de forma distinta y complementaria. El iPhone es mi herramienta de captura en movimiento. Siempre lo llevo en el bolsillo, lo que me permite registrar ideas al vuelo, escanear recibos o añadir tareas en un par de segundos. Termino una tarea, la marco como hecha en Recordatorios, y sigo con mi día. Luego, uso el iPad todas las mañanas. Tomo un café y una tostada mientras reviso las tareas del día, las del equipo y, en general, todo lo que tengo en mi agenda. Es mi momento de planificación y enfoque diario. Finalmente, para trabajar y organizar en profundidad, utilizo el Mac Studio con su Apple Studio Display. Gracias a su pantalla grande, puedo visualizar varios proyectos a la vez, y si prefiero un cambio de ambiente, me llevo el MacBook a una cafetería o una biblioteca para trabajar.

Las ventajas de las aplicaciones nativas de Apple

Lo mejor de todo es que estas aplicaciones, Notas, Recordatorios y Calendario, ya vienen instaladas en tus dispositivos Apple. Son gratuitas, potentes y están integradas en el ecosistema de iOS, iPadOS y macOS, lo que las convierte en una opción fantástica para gestionar tu vida personal y profesional. Además, con las últimas actualizaciones en iOS 18, iPadOS 18 y macOS Sonoma, han mejorado de manera significativa, añadiendo funciones que las hacen realmente útiles para la productividad.

Apple Notes: El cuaderno infinito

Apple Notes es, para mí, una de las aplicaciones más potentes y útiles. Sin embargo, sigue siendo una de las más infrautilizadas y desconocidas. Piénsala como un cuaderno infinito donde puedes apuntar absolutamente todo lo que necesitas y podrías necesitar recuperar en algún momento. Anotaciones, PDFs, tickets de concierto, números de pasaporte; todo puede ir aquí. Este concepto se asemeja al de "segundo cerebro" que explica Tiago Forte en su libro, el cual me inspiró a adaptar esta metodología a Apple Notes.

El truco es dividir la aplicación en carpetas específicas. Yo uso cuatro carpetas: "Proyectos", para cosas en las que estoy trabajando; "Áreas", para temas generales o permanentes, como documentos legales; "Recursos", donde guardo información que probablemente no usaré pronto, pero quiero tener a mano (como las escrituras de mi piso); y "Archivados", donde guardo proyectos terminados. Además, tengo una carpeta de "Notas generales" donde capturo todo antes de clasificarlo. Es cierto que no siempre me tomo el tiempo de organizar estas notas, pero eso es lo genial de Apple Notes: la barra de búsqueda permite encontrar cualquier cosa en segundos. Incluso desde el Finder de tu iPhone, al deslizar hacia abajo, puedes buscar información en tus notas sin abrir la app, gracias a la integración de Spotlight.

Una de las funciones más impresionantes es el OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Esto significa que cualquier documento escaneado o imagen con texto se vuelve buscable desde la misma barra de búsqueda. ¿Tienes un ticket escaneado o un contrato guardado? Simplemente escribe un término relacionado y lo encontrarás en segundos. Además, con la opción de grabar notas de voz y transcribirlas automáticamente, la aplicación se convierte en una herramienta fundamental para reuniones o entrevistas. Puedo grabar audio mientras tomo notas y luego buscar esa información fácilmente.

También puedes crear carpetas inteligentes que se organicen automáticamente según las etiquetas que les asignes. Aunque no uso esta función mucho, reconozco que para quienes prefieren mantener todo meticulosamente organizado, es muy útil. Puedes añadir listas, tablas y, una novedad reciente, grabaciones de audio dentro de tus notas. Esto es ideal para capturar detalles importantes en tiempo real y luego revisarlos junto con tus notas escritas.

Recordatorios: La aplicación revelación

Otra de mis aplicaciones favoritas es Recordatorios. Durante años, usé apps como OmniFocus, siguiendo el método GTD (Getting Things Done) de David Allen, que implica dividir objetivos en tareas e hitos pequeños. Pero con las nuevas actualizaciones de Recordatorios, ahora puedo hacer todo eso en esta aplicación nativa. Me ha sorprendido lo potente que se ha vuelto y cómo permite crear subtareas dentro de una tarea principal, adaptando así el sistema GTD perfectamente.

Por ejemplo, al crear un nuevo proyecto de video, lo desgloso en las fases de preproducción, producción, edición y publicación. Cada una de estas fases contiene tareas específicas, como escribir el guion o buscar localizaciones. La app me permite guardar estas listas como plantillas, lo que agiliza mucho el proceso. Además, al estar integrada con Siri, puedo añadir recordatorios con comandos de voz en cualquier momento.

Algo que me parece genial es la opción de crear recordatorios basados en la ubicación. Si, por ejemplo, necesito que me recuerden regar las plantas cuando llego a casa, configuro la ubicación y automáticamente me llega el recordatorio. También he descubierto que puedo arrastrar emails a la aplicación y estos se convierten en recordatorios con un icono especial, lo que me permite acceder a la tarea relacionada con un solo clic.

Calendario: Organiza tu tiempo de forma efectiva

Finalmente, la aplicación Calendario es una de mis herramientas clave. Siempre he sido fan de esta app, y aunque he probado alternativas como Notion Calendar, siempre termino regresando a la de Apple. Utilizo un método llamado "Time Blocking" o bloqueo de tiempo. Este método consiste en asignar bloques específicos para diferentes actividades, y dado que mi rutina es bastante predecible, puedo planificar mis días con anticipación.

Divido mi calendario en tres colores: gris para actividades personales, marrón claro para el gimnasio y rojo para el trabajo. Esto me permite saber de un vistazo en qué estoy ocupando mi tiempo. Además, sincronizo los recordatorios con los eventos del calendario, haciendo que todo se muestre de manera integrada.

Conclusión

Muchas veces, nos complicamos buscando la mejor aplicación o el método definitivo para organizarnos. Pero la realidad es que las mejores herramientas son las que ya usamos en nuestro día a día. Apple ha hecho un excelente trabajo mejorando estas apps para que sean funcionales y, sobre todo, gratuitas. Espero que mis consejos te ayuden y que puedas sacar el máximo provecho de tus dispositivos. Recuerda suscribirte al canal si quieres más contenido sobre productividad personal y tecnología.

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